EN
Ma trận Bằng chứng Thực tế để Kiểm toán Nhà máy Linh kiện Chính xác
Việc kiểm toán nhà máy cần xác minh xem nhà cung cấp có khả năng kiểm soát linh kiện của khách hàng từ giai đoạn báo giá cho đến thay đổi và giao hàng hay không. Các nhãn như ‘nhà máy quy mô lớn’, ‘nhà cung cấp hàng đầu’ hoặc ‘xưởng sản xuất tiên tiến’ đều không trả lời được câu hỏi này. Hãy so sánh các bằng chứng thực tế về quy trình, rủi ro, khối lượng và lộ trình phê duyệt.
Xác định phạm vi kiểm toán trước khi so sánh các nhà cung cấp
Xác định rõ các nhóm linh kiện mục tiêu, quy trình sản xuất, số lượng hàng năm và theo lô, vật liệu, lớp hoàn thiện, các đặc tính then chốt, các yêu cầu quy định hoặc yêu cầu riêng của khách hàng, hồ sơ phê duyệt và thời điểm ra mắt dự kiến. Việc xem xét tài liệu từ xa có thể đủ để sàng lọc sơ bộ ở giai đoạn đầu. Đối với chương trình có mức độ rủi ro cao hơn, có thể cần kiểm toán tại chỗ theo quy trình, truy xuất mẫu, đánh giá nhà cung cấp phụ hoặc kiểm toán kỹ thuật tập trung.
| Lĩnh vực kiểm toán | Các bằng chứng cần xem xét | Câu hỏi ra quyết định |
|---|---|---|
| Yêu cầu báo giá (RFQ) và kiểm soát bản vẽ | Bản đã phát hành với phiên bản được phê duyệt, ghi chú khả thi, các giả định, ngoại lệ, lộ trình quy trình và liên kết với báo giá. | Nhà cung cấp có thể giải thích rõ ràng những hạng mục nào đã được báo giá và những hạng mục nào vẫn còn đang để ngỏ không? |
| Vật liệu và quy trình gia công bên ngoài | Các nguồn được phê duyệt, nhận diện vật liệu đầu vào, chứng chỉ khi cần thiết, hồ sơ về xử lý bề mặt hoặc nhiệt luyện, và kiểm soát nhà cung cấp phụ. | Chi tiết đã giao có thể được truy xuất về vật liệu và các công đoạn gia công thứ cấp đã được thỏa thuận hay không? |
| Phê duyệt quy trình | Hướng dẫn thiết lập máy, phiên bản chương trình hoặc dụng cụ, phê duyệt chi tiết đầu tiên, các thông số thiết lập quan trọng và thẩm quyền của người vận hành. | Điều gì ngăn chặn việc thiết lập chưa được phê duyệt hoặc sử dụng đồng thời nhiều phiên bản khác nhau trong sản xuất? |
| Kiểm tra | Ma trận đặc tính–phương pháp đo, đồ gá, hiệu chuẩn, lấy mẫu, kết quả đo, quy tắc phản ứng và phê duyệt cuối cùng. | Kế hoạch đo lường có phản ánh đúng bản vẽ kỹ thuật và các rủi ro thất bại thực tế hay không? |
| Sản phẩm không phù hợp | Kiểm soát, cửa sổ lô hàng, phân loại, xử lý, hành động khắc phục, thông tin liên lạc và đánh giá hiệu quả. | Nhà cung cấp có thể bảo vệ người mua khi xảy ra biến động không? |
| Thay đổi và khả năng truy xuất nguồn gốc | Hồ sơ thay đổi về vật liệu, quy trình, dụng cụ, chương trình, nhà cung cấp phụ, bản vẽ, bao bì và địa điểm. | Những thay đổi nào yêu cầu thông báo cho người mua và phải được phê duyệt lại? |
Truy xuất nguồn gốc một chi tiết thay vì kiểm tra toàn bộ
Chọn một đơn hàng gần đây hoặc tiêu biểu và theo dõi toàn bộ quy trình từ xem xét hợp đồng, nhận vật liệu, phóng thích quy trình, kiểm tra chi tiết đầu tiên, hồ sơ trong quá trình sản xuất, gia công ngoài, kiểm tra cuối cùng, bao bì và xác định hàng hóa xuất kho. Đặt câu hỏi về cách kiểm soát khi có thay đổi bản vẽ, kết quả đo không đạt, vật liệu bị lẫn, dụng cụ bị hư hỏng hoặc sai lệch về lớp hoàn thiện. Việc truy xuất nguồn gốc tập trung thường tiết lộ nhiều thông tin hơn so với việc kiểm tra tổng quan thiết bị.
Đánh giá bằng chứng, không phải hình thức trình bày
Một bảng so sánh hữu ích ghi nhận liệu bằng chứng có còn hiệu lực, liên quan cụ thể đến chi tiết, có thể truy xuất nguồn gốc, đã được phê duyệt và sẵn có tại điểm sử dụng hay không. Ghi chú các rủi ro chưa được giải quyết cùng hành động cần thực hiện trước khi phê duyệt mẫu hoặc sản xuất. Không chuyển đổi tuyên bố trên trang web, ảnh chụp minh họa theo giai đoạn, biểu tượng chứng chỉ hoặc cam kết bằng lời nói thành năng lực đã được xác minh mà không kiểm tra thực thể chịu trách nhiệm, phạm vi áp dụng, hiệu lực và hồ sơ dự án.
Thực hiện kiểm toán sao cho có thể đảo ngược và lấy quyết định làm trọng tâm
Ghi chép đầy đủ nhà cung cấp, địa điểm, ngày tháng, phạm vi kiểm toán, những người được phỏng vấn, quy trình được quan sát, tài liệu được lấy mẫu, số hiệu chi tiết, phát hiện, tham chiếu bằng chứng, hành động đang mở, người phụ trách, ngày đáo hạn và điều kiện phát hành. Phân biệt rõ mối lo ngại trong giai đoạn sàng lọc với việc tạm dừng sản xuất. Kết quả phải hỗ trợ ra quyết định mua hàng và cho phép kiểm toán lại sau này, chứ không chỉ đơn thuần tạo ra một điểm số.
Yêu cầu báo giá (RFQ) và gói kiểm toán
- bản vẽ chi tiết, đặc tả kỹ thuật, phiên bản cập nhật, yêu cầu về vật liệu và lớp hoàn thiện;
- khối lượng, thời điểm ra mắt, kế hoạch phê duyệt mẫu và sản xuất;
- các đặc tính quan trọng, bằng chứng kiểm tra, khả năng truy xuất nguồn gốc và hồ sơ được lưu trữ;
- các quy trình bên ngoài, các biện pháp kiểm soát đặc biệt, bao bì và yêu cầu thông báo về thay đổi;
- đơn đặt hàng mẫu hoặc hồ sơ truy xuất nguồn gốc đại diện được yêu cầu;
- giả định thương mại, quyền sở hữu dụng cụ hoặc dữ liệu, và phản hồi đối với tình trạng không phù hợp;
- danh sách hành động đang mở kèm người chịu trách nhiệm và hạn chót phê duyệt.
Sử dụng Hướng dẫn Kiểm toán Nhà cung cấp Linh kiện Chính xác OEM , xem lại bằng chứng kiểm soát chất lượng , duyệt các tài liệu liên quan các quy trình sản xuất , hoặc gửi gói đánh giá nhà cung cấp dựa trên bản vẽ .
Các câu hỏi mà khách hàng thường đặt ra
Liệu mọi nhà cung cấp đều phải trải qua cùng một cuộc kiểm toán nhà máy?
Không. Sử dụng một cấu trúc quản trị chung, sau đó tập trung chuyên sâu về mặt kỹ thuật vào chính bộ phận, quy trình, khối lượng, mức độ nghiêm trọng của sự cố, yêu cầu phê duyệt và các rủi ro nguồn cung chưa được giải quyết.
Việc kiểm toán từ xa có thể thay thế cho kiểm toán tại chỗ hay không?
Kiểm toán từ xa có thể hỗ trợ việc sàng lọc và xem xét tài liệu. Việc có cần tiến hành kiểm toán tại chỗ hay không phụ thuộc vào mức độ rủi ro của dự án, khoảng trống bằng chứng, yêu cầu của khách hàng, kết quả mẫu và các quy trình bắt buộc phải quan sát.
Mẫu kiểm toán hữu ích nhất là gì?
Theo dõi một đơn hàng tiêu biểu từ bản vẽ và báo giá cho đến vật liệu, quy trình, kiểm tra, không phù hợp, kiểm soát thay đổi, bao bì và nhận diện vận chuyển.